企業の機密文書・書類の破棄サービスでシェアNo.1を誇る「保護くん(まもるくん)」を軸に、法人向け物品・什器の保管・配送サービス、個人向けの荷物保管・配送サービスなどを手掛ける株式会社日本パープル。
同社では、上述の法人向けと個人向けの宅配収納サービスの事業立ち上げ時からハコベルをご利用されています。現在、ハコベル配車管理を主にご利用いただいており、ハコベル運送手配のご利用からハコベル配車管理へ移行した過程や、得られた効果について法人向け宅配収納サービスご担当の鈴木様と個人向け宅配収納サービスご担当の田中様にお話を伺いました。
※お客様のご希望により仮名で表記しております。
【抱えていた課題】
・お客様のサポートや営業など複数の業務に携わる中で、配送に関するコミュニケーションコストがかなりネックとなっていた
・複数の委託先の管理が煩雑化していた
【得られた効果】
・月100件程発生する配車依頼と配送管理をWeb上でほぼ完結できた
・各委託先への案件詳細から進捗まで一元管理できるようになった
・今後社内で発生する事業拡大や業務引き継ぎなどの対応
法人向け宅配収納サービスご担当者 鈴木様
鈴木:法人向けの宅配収納サービスを立ち上げ当初に、荷物をどのように運ぶかを考えていた際、運送会社への繋がりなどがなかったため大変困りました。
そこで、リサーチを進めるうちにWebで配車可能なサービスを見つけたのが「ハコベル」でした。「ハコベル」の存在を知ったのはこの時がはじめてですね。最初はWebで荷物を配送依頼することに抵抗感がありましたが、実際にサービスを利用すると直感的で期待を超える「使いやすさ」を感じました。従来であれば電話やメールで配車を依頼するのですが、ほとんどの工程がWebで完結するほか、今後件数が増えていくことを踏まえると、この便利さは他にかえがたい魅力です。
鈴木:ハコベル運送手配の時と共通するのですが、やはりWebでほとんどすべての配車依頼が完結するというのが非常にありがたいですね。我々が担当する2つのサービスを合わせて月間で依頼が100件くらい発生するので、それらを電話やメールで対応するとなれば膨大な工数が発生することは明らかです。そこをWeb上で履歴を残しつつ簡単に配車依頼できるというのはとても助かっています。
また複数の委託先にお願いしているのですが、A社がだめだったらハコベルと電話のやり取りが多かったのですが、WEB上で全て完結できるのはかなりの業務効率化になってます。
現在では、9割くらいの配車をハコベル配車管理に集約しています。何か個別に確認事項が発生する場合に電話やメールのやり取りをおこなうだけで済んでいます。
田中:私も鈴木と同じく使い勝手の良さを感じています。ただ配車依頼が非常に素早く簡単に行える一方で、ドライバーさんの質にバラツキがあると感じることがあります。対応の良いドライバーさんをご指名できたら理想的なのですが……。
例えば、個人向けの宅配収納サービスの場合、サービスが悪くなかったとしても、配送の状態があまり良くなかったと、お客様からご意見を頂戴することがあります。サービスの質を高めても配送が課題となってしまえば、お客様にとってはネガティブな印象を与えてしまうので良いドライバーさんをご指名できたらと感じる理由です。
鈴木:あくまで経験からの感覚値ではあるのですが、対人的なところに品質が現れるという印象があります。電話をしたときの対応が良い人は、その後の配送品質も良かったです。
例えば、口調やマナーに疑問を感じるドライバーさんがお客様先に配送すると考えると、心配に感じることもあります。配送先の業界によっても、その業界に応じた暗黙のマナーのようなものが存在するので、世間一般的なマナーを持ち合わせ、お客様対応ができていることが「良い」と感じる前提条件です。
鈴木:もともと配送という課題からハコベルの利用をはじめ、現在ではハコベル配車管理を管理も含めて利用しているということもあり、初めて利用したときから現在と比較すると業務がかなり効率化していると感じています。
また既存委託先とハコベルの両方へ同時依頼やそれぞれの進捗管理などができるので、案件の見える化によるコミュニケーションロスはかなり減りました。
数値化できるほど明確なものではないのですが、他のことに使える時間は増えていると実感しています。例えば、お客様のサポートや広告などの施策へリソースを振り分けることは可能ですね。
そもそも月に100件の依頼を電話やメールではなくWebで行えるメリットを踏まえれば、「ハコベル配車管理を利用しない」ことは大きく生産性が下がります。
田中:他社のサービスの話を聞くことはありますが、料金がハコベル配車管理よりも少し高かったり、システムが少し異なり使用感が合わなかったこともあり、継続的に利用しています。
鈴木:すでに「使い慣れている」ということも継続する理由として大きいですね。現在配車は我々の二人で行っているのですが、現場に少しずつ引き継いで行きたいので、そこでその他のサービスを検討するよりも、「ハコベル配車管理を使う」ことを引き継ぐほうが良いと思っています。実際に少しずつ引き継いでおり、引き継ぎ自体も円滑に進んでいます。
田中:それと管理できるサービスが他にはないので助かってます。配車マッチングは結構聞くのですが、配車依頼も委託先や案件の管理もできるサービスは他では聞いたことがないです。
鈴木:個人的にはとてもオススメしたいですね。「こういう荷物を運びたいんだけど良い方法は無い?」みたいな相談されることがあるのですが「ハコベルでできますよ」と回答できる機会もあると思います。
それに、営業先で出会ったイベント関連の会社様など、荷物をトランクルームにあずけて自分たちで配送業者を手配して、業務が非常に複雑化してしまっているケースもありました。当社の法人向けの宅配収納サービスを使っていただくのが一番良いのですが、ハコベルを利用するだけでも大幅な業務改善になりますよね。
鈴木・田中:ハコベルに期待することとして、配車サポーターさんの延長線上として、お客様窓口的なやりとりをハコベル側で担っていただけたり、バックオフィス的な事務処理箇所に関しても代理で行っていただけたら嬉しいなと思っています。個別の調整などは、やはり電話やメールを利用することが多いので、そこを総合的にお願いできるとさらに使い勝手が良くなりそうだなと感じています。