実運送体制管理簿とは？作成義務の対象や記載事項・作り方まで解説

実運送体制管理簿とは

実運送体制管理簿とは、元請け事業者が貨物の運送を他の事業者に委託した際に、実際に運送を行った事業者の名称や運送区間などを記録する帳簿です。運送の委託関係や実運送の実態を把握するために、以下の義務が設けられています。

• 実運送体制管理簿の作成義務
• 実運送事業者情報の通知義務

ここでは、実運送体制管理簿の作成義務と、実運送事業者情報の通知義務について解説します。

実運送体制管理簿の作成義務

一定の条件に該当する事業者には、実運送体制管理簿の作成義務があります。

実運送体制管理簿は、元請け事業者が「実際に誰が貨物を運送したのか」を把握し、運送の委託関係を明確にするために作成するものです。多重下請構造では、元請け事業者が実際に運送を担う事業者を把握しにくくなるケースがあります。

そこで、実運送事業者の名称や貨物の内容、運送区間などを管理簿に記録し、実運送体制を可視化することが求められています。

作成した実運送体制管理簿は、運送が完了した日から1年間保存しなければなりません。真荷主から閲覧の請求があった場合には、管理簿を提示する必要があります。

実運送事業者情報の通知義務

運送の委託に関わる各事業者には、実運送事業者に関する必要な情報を通知する義務があります。この通知義務は、元請け事業者が実際に貨物を運送した事業者を把握し、実運送体制管理簿を正確に作成するために設けられたものです。

運送が複数の事業者へ委託される場合、元請け事業者が実運送事業者を直接把握できないケースがあります。そのため、委託に関わる事業者が必要な情報を通知し、元請け事業者まで情報が伝わる仕組みとなっています。

実運送体制管理簿の作成が義務化された背景

実運送体制管理簿の作成が義務化された背景には、トラック運送業界が抱える多重下請構造や取引環境などの課題があります。

ここでは、実運送体制管理簿の作成が義務化された背景について、以下3つの観点から解説します。

• 多重下請構造の是正
• 実運送事業者への運賃適正化
• 2024年問題への対応
  
  

多重下請構造の是正

実運送体制管理簿の作成が義務化された背景のひとつに、トラック運送業界における多重下請構造があります。

国土交通省などがトラック事業者4,401名を対象に実施した調査では、70％以上が他のトラック事業者を利用していると回答しています。また、他社から運送依頼を受ける事業者のうち、約半数がさらに別の事業者へ運送を委託していることがわかりました。

再委託が重なると、荷主や元請け事業者が実際に貨物を運ぶ事業者や請負関係を把握しにくくなります。そのため、実運送体制管理簿によって運送体制を可視化し、多重下請構造の実態を把握できる仕組みが設けられました。

関連：知っておくべき！多重下請け構造の仕組み、課題、リスクへの対応策

実運送事業者への運賃適正化

実運送事業者が適正な運賃を収受できる環境を整えることも、実運送体制管理簿が設けられた背景のひとつです。

運送の再委託が重なり多くの事業者が介在すると、実際に貨物を運ぶ実運送事業者へ十分な運賃が支払われにくくなることがあります。国土交通省も、多重取引構造がドライバーへの適正な給与の支払いを妨げる一因になっていると指摘しています。

そこで、実運送体制管理簿によって実運送事業者や請負階層を可視化し、多重取引構造の是正を進めることで、実運送事業者が適正な運賃を収受できる取引環境の整備が図られました。

2024年問題への対応

実運送体制管理簿作成の義務化には、物流の「2024年問題」への対応という背景もあります。

2024年4月からトラックドライバーの時間外労働に年960時間の上限が適用され、長時間労働の是正が進められました。労働環境の改善が期待される一方で、従来と同じ物流体制を続けた場合、輸送力の不足が懸念されています。

こうした状況に対応するためには、ドライバーの労働時間を見直すだけでなく、運送業界の取引環境や業務の効率化を進めることも重要です。実運送体制管理簿による運送体制の可視化は、こうした物流改革の一環として導入されました。

関連：運送業界が直面している2024年問題とは？影響や課題を解説！

実運送体制管理簿の作成対象｜3つすべて満たす場合に作成が必要

実運送体制管理簿は、すべての運送で作成する必要があるわけではありません。原則として、以下の3つの条件をすべて満たす場合に作成が必要です。

• 真荷主から直接受託している
• 受託した貨物を他社へ運送委託する
• 1運送依頼あたりの貨物重量が1.5トン以上である

ただし、「災害その他緊急やむを得ない場合」は、実運送体制管理簿の作成義務の対象外です。また、真荷主と元請事業者の双方が、実運送事業者や請負階層をあらかじめ把握している場合は、最初の運送について管理簿を作成すれば、その後は運送ごとに記録する必要はありません。しかし、委託関係などに変更があった場合や、最初の記録から1年が経過した場合は、改めて記録が必要です。

ここでは、それぞれの条件について詳しく解説します。

1.真荷主から直接受託している

真荷主とは、以下の3つの要件を満たす者を指します。

1.自らの事業に関して

2.貨物自動車運送事業者又は貨物利用運送事業者との間で運送契約を締結して貨物の運送を委託する者であって、

3.貨物自動車運送事業者又は貨物利用運送事業者以外のもの

引用元：国土交通省｜改正貨物自動車運送事業法 Ｑ＆Ａ

たとえば、メーカーや卸売業者などが自社の事業に関する貨物について運送契約を締結し、運送を委託する場合などが該当します。一方、「自らの事業に関して」という要件があるため、一般消費者は真荷主には含まれません。

そのため、他の運送事業者から運送を委託された下請事業者は、その運送について実運送体制管理簿を作成する立場ではありません。一方で、管理簿の作成に必要な実運送事業者の情報を通知する義務があります。

まずは、対象となる運送について自社が真荷主から直接受託した元請け事業者に該当するかを確認しましょう。

2.受託した貨物を他社へ運送委託する

真荷主から引き受けた運送の一部またはすべてを、他の事業者へ委託している場合も、実運送体制管理簿の作成対象となる条件の1つです。

自社のトラックやドライバーのみで運送を完結する場合は、自社が実運送事業者となるため、実運送体制管理簿を作成する必要はありません。委託先がグループ会社や子会社であっても、別法人として運送を委託する場合は他の事業者への委託に該当します。

3.1運送依頼あたりの貨物重量が1.5トン以上である

重量は実際にトラックへ積載した量ではなく、真荷主から運送依頼を受けた時点で判断します。そのため、1.5トン以上の貨物を複数のトラックや配送先へ分けて届けた場合でも、1回の運送依頼として引き受けた貨物が1.5トン以上であれば対象となります。

真荷主から1回の運送依頼で引き受けた貨物が1.5トン未満であれば、実運送体制管理簿の作成対象にはなりません。

【2026年4月施行】貨物利用運送事業者にも作成義務が拡大

2026年4月1日から、元請けとしてトラックを利用する貨物利用運送事業者にも、実運送体制管理簿の作成義務が拡大されました。貨物利用運送事業者とは、自らトラックなどを使用して運送するのではなく、実運送事業者の運送サービスを利用して貨物を運ぶ事業者です。

法改正後は、自社でトラックを保有していない事業者でも、一定の条件を満たす場合は実運送体制管理簿を作成する必要があります。

実運送体制管理簿の記載事項

実運送体制管理簿には、実際に貨物を運送した事業者や運送内容など、法令で定められた以下の事項を記載する必要があります。

• 実運送事業者の商号又は名称
• 実運送事業者が実運送を行う貨物の内容及び区間
• 実運送事業者の請負階層
• そのほか記載が推奨されている事項

ここでは、それぞれの記載内容について詳しく解説します。

1.実運送事業者の商号又は名称

実運送体制管理簿には、実際に貨物の運送を行った実運送事業者の商号または名称を記載します。

元請け事業者が運送を他社へ委託し、さらに再委託が行われた場合でも、記載するのは実際に貨物を運送した事業者の名称です。運送の委託関係を通じて必要な情報を収集し、実運送事業者を正確に把握したうえで記載しましょう。

2.実運送事業者が実運送を行う貨物の内容及び区間

実運送体制管理簿には、実運送事業者が運ぶ貨物の内容と運送区間を記載します。

貨物の内容には「冷凍食品」「飲料」など、運送する貨物の種類がわかる情報を記載します。運送区間については、「〇〇工場〜△△営業所」のように、実運送事業者が実際に運送を担当する区間を記録してください。

複数の実運送事業者が区間を分担する場合は、それぞれが担当した貨物の内容と運送区間を把握して記載しましょう。

3.実運送事業者の請負階層

実運送体制管理簿には、実運送事業者が元請け事業者から数えて何次請けにあたるのかを記載しましょう。

元請け事業者が直接委託した事業者が実運送を行う場合は「1次請け」、その事業者から再委託を受けた事業者が実運送を行う場合は「2次請け」となります。

請負階層を記載することで、運送が何段階にわたって委託され、最終的にどの事業者が実運送を担っているのかを把握できます。多重下請構造を可視化するうえでも重要な記載事項です。

4.そのほか記載が推奨されている事項

実運送体制管理簿の必須記載事項は、「実運送事業者の商号または名称」「貨物の内容および区間」「請負階層」の3つです。これらに加えて、国土交通省が示す実運送体制管理簿の記載例には、「積込日」や「車番」、「ドライバー名」などの項目も設けられています。

ただし、実運送体制管理簿には決められた様式はなく、既存の配車表を活用して作成することも可能です。必須の3項目を記載したうえで、自社の運行管理や情報確認に必要な項目を追加するとよいでしょう。

実運送体制管理簿に必要な情報の集め方

実運送体制管理簿を作成するには、実際に貨物を運ぶ実運送事業者の情報を集める必要があります。

ここでは、実運送体制管理簿に必要な情報をどのような流れで収集するのかを解説します。

• 元請け事業者から一次請け事業者
• 一次請け事業者から実運送事業者
• 実運送事業者から元請け事業者
  
  

元請け事業者から一次請け事業者

元請け事業者が運送を他の事業者へ委託する場合は、一次請け事業者に対して、実運送体制管理簿の作成対象となる運送であることを通知します。

そのうえで、以下の情報を一次請け事業者へ伝える必要があります。

• 元請け事業者の商号または名称、連絡先
• 真荷主の商号または名称
• 一次請け事業者の請負階層
• そのほか記載が推奨されている事項

一次請け事業者が自ら実運送を行う場合は、これらの情報をもとに、実運送体制管理簿の作成に必要な情報を元請け事業者へ通知します。

一次請け事業者から実運送事業者

一次請け事業者が自ら実運送を行わず、別の事業者へ再委託する場合は、元請け事業者から通知された以下の情報を次の委託先へ伝えます。

• 元請け事業者の商号または名称、連絡先
• 真荷主の商号または名称
• 一次請け事業者の請負階層
• そのほか記載が推奨されている事項

さらに再委託が行われる場合も同様に必要な情報を引き継ぎ、最終的に実際の運送を担う実運送事業者まで通知します。

実運送事業者から元請け事業者

実際に貨物を運ぶ実運送事業者は、実運送体制管理簿の作成に必要な情報を元請け事業者へ通知します。

通知する情報は、以下の4項目です。

• 実運送事業者の商号または名称
• 請負階層
• 貨物の内容
• 運送区間など

元請け事業者は、集めた情報をもとに実運送体制管理簿を作成します。

実運送体制管理簿の作成・保管方法

実運送体制管理簿は、適切な方法で作成・保管する必要があります。

ここでは、実運送体制管理簿の作成単位や作成方式、書類の様式、保管方法・期限について解説します。

• 作成単位
• 作成の方式
• 書類の様式
• 保管方法・期限
  
  

作成単位

実運送体制管理簿は、真荷主から引き受けた運送ごとに、実運送事業者に関する情報を把握できるように作成しましょう。

作成対象となるかどうかは、真荷主から1回の運送依頼で引き受けた貨物を基準に判断します。たとえば、1回の依頼で5トンの貨物を引き受け、複数の車両や実運送事業者に分けて運送する場合でも、真荷主から受けた1回の運送依頼を基準として捉えます。

継続的な契約を結んでいる場合でも、契約期間中の貨物をすべてまとめて1件として扱うのではなく、真荷主からの運送依頼ごとに判断することがポイントです。

作成の方式

実運送体制管理簿の作成方式に決まりはなく、紙や電子データなど、自社で管理しやすい方法を選択できます。また、新たに専用の管理簿を用意する必要はなく、既存の配車表などを活用することも可能です。

実運送事業者の名称や貨物の内容・区間、請負階層といった必須事項を確認できれば、複数の書類やデータを組み合わせて管理することも認められています。そのため、自社の業務フローや既存システムに合わせて、無理なく必要な情報を管理できる方式を選ぶとよいでしょう。

書類の様式

引用元：全日本トラック協会｜改正貨物自動車運送事業法の解説~トラック事業者の取引に対する規制的措置について~

実運送体制管理簿には、法令で定められた特定の様式はありません。必要な記載事項が確認できれば、自社で作成した様式を使用できます。

国土交通省から記載例が公開されているほか、全日本トラック協会からも実運送体制管理簿のフォーマットが公開されています。自社で一から作成するのが難しい場合は、これらの様式を参考にするとよいでしょう。

保管方法・期限

作成した実運送体制管理簿は、対象となる運送が完了した日から1年間保存する必要があります。保存方法に特定の決まりはなく、紙だけでなく電子データで保存することも可能です。

なお、真荷主から実運送体制管理簿の閲覧請求があった場合、元請け事業者は管理簿を開示する必要があります。そのため、必要な情報を確認・提示できるよう整理して保存しておくとよいでしょう。

実運送体制管理簿を適切に運用するポイント

実運送体制管理簿は作成するだけでなく、実運送事業者から必要な情報を漏れなく収集し、正確な内容を継続して管理することが重要です。

情報の未回収や記載漏れを防ぐために、委託先との情報共有や社内での管理方法をあらかじめ整えておきましょう。ここでは、実運送体制管理簿を適切に運用するためのポイントを紹介します。

• 委託先から情報を収集するルールを決める
• 配車情報と実運送情報を一元管理する
• 情報の未回収や記載漏れを定期的に確認する
• 委託先や配車の変更履歴を残す
  
  

委託先から情報を収集するルールを決める

実運送体制管理簿を適切に作成するため、実運送事業者の名称・貨物の内容・区間・請負階層など、実運送管理簿の作成に必要な情報を漏れなく収集できる体制を整えることが大切です。

あわせて、誰が情報を収集するのか・いつまでに報告してもらうのか・どのような方法でやり取りするのかを決めておくと、情報の不足や収集漏れを防ぎやすくなります。

また、再委託が発生する場合も想定し、委託先と必要な情報や報告方法を事前に共有しておくと、スムーズな管理簿の作成につながります。

配車情報と実運送情報を一元管理する

実運送体制管理簿を効率的に作成するため、配車情報と実運送事業者の情報を一元管理できる体制を整えましょう。

受注情報や配車情報、実運送事業者から収集した情報を別々に管理していると、転記漏れや入力ミスが発生しやすくなります。案件ごとに必要な情報を紐づけて管理することで、管理簿への転記や確認にかかる手間を減らせます。

情報の未回収や記載漏れを定期的に確認する

実運送体制管理簿を作成したあとは、必要な情報が漏れなく記載されているか定期的に確認しましょう。

とくに、実運送事業者の名称や貨物の内容・区間、請負階層は必須の記載事項です。不足している情報があれば、該当する委託先へ確認して速やかに収集してください。

定期的に確認するルールを設けておくことで、情報の未回収や記載漏れを早期に発見し、管理簿を適切に管理できます。

委託先や配車の変更履歴を残す

委託先や配車に変更が生じた場合は、変更前後の情報がわかるように履歴を残しておきましょう。

車両の故障や急な配車変更によって、当初予定していた事業者とは異なる事業者が実運送を行うケースが考えられます。変更履歴を残しておけば、実際に運送を行った事業者を確認しやすくなり、管理簿への記載ミス防止につながるでしょう。

実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反した場合の罰則

実運送体制管理簿の作成・保存義務に違反しても、罰則はありません。しかし、改正貨物自動車運送事業法第33条に基づく行政処分等の対象となる可能性があります。

そのため、罰則がないからといって作成や保存を怠ってよいわけではありません。作成対象となる運送を把握し、必要事項を記載したうえで、運送が完了した日から1年間適切に保管しましょう。

実運送体制管理簿に関するよくある質問

最後に、実運送体制管理簿に関するよくある質問について、国土交通省のQ&Aをもとに解説します。

• 「1.5トン以上」はどの段階で判断するのですか？
• マッチングサービスは請負階層に含まれますか？
• 荷主の物流子会社は請負階層に含まれますか？
• 「運送区間」や「貨物の内容」はどこまで記載すればよいですか？
• 実運送体制管理簿はいつまでに作成すればよいですか？
  
  

「1.5トン以上」はどの段階で判断するのですか？

実運送体制管理簿の作成対象となる「1.5トン以上」の基準は、真荷主から運送依頼を受けた時点の貨物重量で判断します。1回の運送依頼で引き受けた貨物が1.5トン以上で、その一部または全部を他の事業者へ委託する場合は、実運送体制管理簿の作成対象です。

たとえば、1.5トンの貨物を1回の依頼として引き受けたあと、複数の車両や配送先に分けたことで各車両の積載重量が1.5トン未満になった場合でも、依頼時点の貨物重量を基準とするため作成対象となります。

マッチングサービスは請負階層に含まれますか？

マッチングサービスが請負階層に含まれるかは、そのサービス事業者が第一種貨物利用運送事業者に該当するかによって異なります。

第一種貨物利用運送事業者である場合は、運送契約の主体となるため、請負階層にカウントされます。一方、第一種貨物利用運送事業者ではなく、単に荷主や運送事業者を仲介・マッチングする立場である場合は、運送契約の主体とならないため請負階層には含まれません。

荷主の物流子会社は請負階層に含まれますか？

荷主の物流子会社であっても、親会社との間で運送契約を締結している場合は、請負階層に含まれます。

「運送区間」や「貨物の内容」はどこまで記載すればよいですか？

「運送区間」や「貨物の内容」は、どの運送について記録したものなのかを真荷主と元請け事業者が把握できる程度に記載すれば問題ありません。

たとえば、運送区間は「東京〜大阪」のような都道府県単位、貨物の内容は「雑貨」「食料品」といった記載でも可能です。

ただし、真荷主は実運送体制管理簿の閲覧・謄写を請求できるため、真荷主が対象の運送を把握できる程度の粒度での記載が望ましいです。

実運送体制管理簿はいつまでに作成すればよいですか？

実運送体制管理簿には、具体的な作成期限は定められていません。ただし、運送完了後、遅滞なく作成することが望ましいです。

実運送体制管理簿の運用はハコベル配車管理がおすすめ

実運送体制管理簿の運用は、ハコベル配車管理がおすすめです。ハコベル配車管理は、配車依頼から車番設定、運行管理、請求・支払いまでの業務をクラウド上で一元管理できる配車管理システムです。

実運送体制管理簿にも対応しており、日々の受発注で蓄積された情報をもとに管理簿を作成できます。複数の請負階層にも対応しているため、再委託が発生するケースでも実運送事業者の情報を管理できます。

実運送体制管理簿のためだけに新たな管理業務を増やすのではなく、普段の配車業務とあわせて必要な情報を蓄積・管理できるのがメリットです。実運送体制管理簿への対応と配車業務の効率化を両立したい企業は、ぜひ導入をご検討ください。

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利用運送事業者必見！トラック新法施行により26年4月から課される新たな義務について

ハコベル配車管理の導入事例

ハコベル配車管理は、実運送体制管理簿への対応や配車業務の効率化を目的に、さまざまな運送事業者で導入されています。

ここでは、ハコベル配車管理を導入した新潟輸送株式会社様の事例を紹介します。

新潟輸送株式会社様

新潟輸送株式会社様では、実運送体制管理簿の作成義務化への対応をきっかけに、ハコベル配車管理を導入しました。同社は自社車両による輸送だけでなく、他のトラック事業者への輸送依頼も行っており、法改正への対応が必要となっていました。

導入にあたっては、自社の基幹システムとハコベル配車管理をAPIで連携し、実運送体制管理簿の作成を自動化。従来、メールやFAXで受け取った車番やドライバー情報を複数の画面へ手入力していた作業も、ボタン操作で必要な箇所へ取り込めるようになりました。

その結果、実運送体制管理簿への対応だけでなく、配車業務の効率化やペーパーレス化も実現しています。紙の使用量は従来の約8割削減されるなど、法改正への対応をきっかけに業務全体の改善につながった事例です。

関連：「実運送体制管理簿」義務化でハコベル導入、基幹システムとの連携で業務効率化も実現 新潟輸送株式会社

まとめ

実運送体制管理簿は、実際に貨物を運送した事業者や運送区間、請負階層などを記録し、運送体制を可視化するための帳簿です。対象となる事業者は、必要な情報を収集して管理簿を作成し、運送完了日から1年間保存する必要があります。

適切に運用するには、自社が作成対象となる条件を正しく把握したうえで、委託先から必要な情報を漏れなく収集・管理できる体制を整えることが重要です。再委託が多い場合は、情報の未回収や記載漏れを防ぐ仕組みも整えておきましょう。

実運送体制管理簿への対応と日々の配車業務を効率化したい場合は、ハコベル配車管理の活用がおすすめです。配車に関する情報を一元管理できるため、管理簿の作成にかかる業務負担の軽減にもつながります。

実運送体制管理簿の適切な対応と配車業務の効率化を進めたい企業は、ぜひハコベル配車管理の導入をご検討ください。

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